現代化的會議離不開各種輔佐器件，在召開會議之前，就應該把各種輔佐器件預備穩當。成都會務公司為我們詳細列舉了一些需求預備好的物品。

1.桌椅、名牌、茶水

桌椅是最基本的設備，可以依據會議的需求擺成圓桌型或陳述型，假如參加會議的人數較多，一般應選用陳述型，不需求預備座位牌，假如參加會議的人比較少，一般選用圓桌型，并且要制造座位牌，即名牌，讓與會人員便利就座。可是為了進步會議的層次及滿意現代會議的需求，一般選用能重復運用的桌面智能終端，推動無紙化的進程，真實表現綠色會議，智能會議的需求。

2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是協助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者可以查明是否有人缺席，另一方面可以使會議組織者依據簽到簿組織下一步的作業，比方就餐、住宿等。印刷名冊可以便利會議的主席和與會人員盡快地把握各位參加會議的人員的相關材料，加深了解，互相了解。

3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需求在黑板或許白板上寫字或畫圖，然后闡明問題，盡管視聽設備開展得很快，可是傳統的表達方式仍然遭到很多人的喜歡，并且在黑板或白板上表述具有即興、便利的特色。此外，粉筆、全能筆、板擦等配套的東西也必不可少。

4.各種視聽器件

現代科技的開展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們供給了極大的便利。在召開會議前，必須先查看各種設備是否能正常運用，假如要用幻燈機，則需求提早做好幻燈片。錄音機和攝像機可以把會議的進程和內容完好記錄下來，有時需求立即把會議的定論或主張打印出來，這時就需求預備一臺小型的影印機或打印機。

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5.材料、樣品

假如會議歸于事務報告或許產品介紹，那么有關的材料和樣品是必不可少的。比方在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深入形象的，假如給我們展現一個詳細的樣品，結合樣品逐個介紹它的特色和長處，那么給我們留下的形象就會深入得多。