新聞發布會必須挑選合適的時刻與地址，對這兩個詳細問題不加注重，即使主題再好，新聞發代會也往往難以見效。

　　挑選合適的時刻地址，要做好以下兩點：

　　必須合適記者的要求，不然賓客就會寥寥無幾，難以達到預期作用。挑選新聞發布會的時刻應盡量避開節假日和有重大活動的日子， 在這此特別日子里，主辦單位報導難以引起公眾的注意 。

　　在詳細時刻上，通常舉行新聞發布會的佳時刻， 在周一至周四上午10點至12點， 或是下午3點至5點左右。

　　周五排除在外，主要是因為周末隨之而至，此刻人心不齊，對新聞報導往往不予注重。新聞發布會日期選定后，要挑選好約請參加的記者范圍，主要方面的讀者都要盡量照顧到，報紙、雜志記者、電視臺、電臺記者，還有攝影記者。

　　也能夠只請和宣傳有直接關系的記者參加。給記者發約請信，一般是認識的記者發給記者自己，不認識的記者發到報社、電臺、電視臺，再由他們選派記者到會。

　　要提早三天將請柬派專人送到應約請者手中，不能郵寄，以免發生丟失和滯后收到的請柬的現象， 假如約請外地記者， 要提早一個月， 最少不能少于半月寄出請柬， 并于會前三四天打個電話落實記者到會狀況，以確認約請記者能否參加會議。