任何活動計劃都必須在預算內完成。如果活動計劃的成本高于支出，相信負責人很難向公司解釋。那么，如何避免活動計劃的過度支出呢？

活動預算是活動規劃的必要條件，它決定了活動的各個方面，是活動的基礎。活動策劃人應了解企業和參與者希望從活動中得到什么，并使用它來安排活動的目的地、日程安排和成本。

活動目的確立后，評價活動的需求成為關鍵。例如，場地面積要求、活動日程安排和功能規劃，以及活動將在一周內舉行的時間等。所有這些因素都會對預算產生影響。因此，活動策劃人員需要熟悉活動的客人，如果他們在更高的層次，費用可能會更高。特殊需求，如餐飲需求，會影響餐飲成本。客人來自哪里會影響活動地點的選擇，當然也會影響費用。在收集了以上信息后，活動策劃人應該制定一個預算計劃來幫助計算收入和支出。回顧上一個事件的歷史記錄（如果有的話），以幫助降低與該事件相關的成本。

活動成本一般分為以下幾部分，包括客房、交通、餐飲、音像、印刷資料、行政管理、娛樂、演講者報酬等。在每一類中，預算計劃應包括三個欄目：一是預計投入，二是實際成本，三是差額介于兩者之間。

遵循以上三點并不重要。很重要的一點是，你要明白你關注的是活動成本的底線。在每個費用項目中，找出與活動費用相關的內容，包括所有稅費、展覽費、服務費、禮品費以及一些附加費用，如場地租金等。

如果某個活動可以產生收入，例如贊助收入，建議創建收入數據表。當然，確切數字只能在會后才能知道。一般來說，大約10%的預算需要撥作不可預見費用。