智能會議室除了要滿足傳統簡單的會議要求外，還應具有高雅格調和優美音質、清晰圖像演示，并且可以根據要求配備同聲傳譯系統和投票表決功能以及會議電視系統。它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成。選取具備先進功能的DVD和錄像機以及實物和圖文傳送器通過大屏幕投影機還原其圖像，為了更高效、實時地指揮需要配備一套中央集成控制設備，控制室內所有影音設備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調節等等功能，大大提高工作效率和簡化復雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業知識。我們可以將多媒體會議室系統分成幾個子系統：投影顯示系統、會議擴聲系統、中央集成控制系統、多媒體音視頻系統和視頻會議系統。

智能會議室其實沒有具體的一個功能，主要是看客戶想要什么效果，能夠讓會議達到提效降本。