首先根據參加人成立臨時策劃小組，最好從各部門抽人組成。先確定參會的人數和領導級別，然后再確定時間段（大概多長時間）是否需要住宿，大概需要幾餐。領導們希望搞什么類型的活動，然后再了解附近周圍的場地情況，確定預算情況（包含場地、餐飲、獎品及部分交通費用，另外還應準備應急費用）聯系確定好場地時要考慮大家如何能準時到達，是分頭去還是統一安排車，是租車還是借車，是否需要畫路線圖。分成幾個組，由各組組長聯系監督大家準時到場。然后就是活動的具體安排（最好規劃好時間），如大家如何排座位，活動順序，主持人人選。走的時候領導是否都有人送，其他人員最好結伴走（確保大家別在回家的途中出意外，到家后最好給各組組長打個電話），組織活動一定要注意別有意外。（還有就是要考慮有人喝多的情況，應如何處理）
比較繁雜，先寫這么多吧